Unternehmer, deren Umsätze mehr als 17.500 € im Vorjahr betragen haben oder die auf die Anwendung der sog. Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, bekommen die Umsatzsteuer, die ihnen von anderen Unternehmern für Zwecke ihres eigenen Unternehmens in Rechnung gestellt wurde, als sog. Vorsteuer vom Finanzamt zurückerstattet, sofern diese Rechnung ordnungsgemäß ist, d.h. sofern sie inhaltlich bestimmte Anforderungen erfüllt.
Dabei sind die Anforderungen an sog. Kleinbetragsrechnungen geringer als an andere Rechnungen. Bei Kleinbetragsrechnungen ist damit der Vorsteuerabzug auch möglich, wenn Name und Anschrift des Leistungsempfängers fehlen.
Durch das Bürokratieentlastungsgesetz II wurde nach einem langen und zuletzt etwas ins Stocken geratenem Gesetzgebungsverfahren (Beschluss des Bundesrats am 12.05.2017) die Grenze für Kleinbetragsrechnungen von 150 € (brutto) auf 250 € (brutto) angehoben. Erfreulicherweise gilt die Regelung bereits rückwirkend zum 01.01.2017.
Ein häufiger Anwendungsfall von Kleinbetragsrechnungen sind neben Baumarkt- und Tankquittungen die Bewirtungsbelege bei Geschäftsessen. Diese maschinell erstellten Belege haben zwar freie Zeilen zur Angabe von Anlass und Teilnehmer des Geschäftsessens. Sie enthalten aber i.d.R. nicht Namen und Anschrift des bewirtenden Unternehmers. Solche Bewirtungsbelege können nunmehr (rückwirkend seit 01.01.2017) bis zu einem Betrag von 250 € statt bisher 150 € akzeptiert werden.
Bei darüberliegenden Bewirtungskosten ist jedoch weiterhin eine „normale“ ordnungsgemäße Rechnung anzufordern, die Name und Anschrift des bewirtenden Gastes enthält. Nur so ist der Vorsteuer- und (ggf. teilweise) Betriebsausgabenabzug gewährleistet.
| Anforderung ordnungsgemäße Rechnung | Rechnung (brutto über 250,00 €) |
Kleinbetragsrechnung (brutto bis 250,00 €) |
| Name u. Anschrift des Leistungserbringers (= z.B. Gastwirt) |
erforderlich | erforderlich |
| Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Leistungserbringers (z.B. Gastwirt) | erforderlich | nicht erforderlich |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers (= z.B. Gast) | erforderlich | nicht erforderlich |
| Rechnungsdatum | erforderlich | erforderlich |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | erforderlich | nicht erforderlich |
| Leistungsdatum (= z.B. Tag der Bewirtung) | erforderlich | nicht erforderlich |
| Leistungsbeschreibung (= z.B. verzehrte Speisen und Getränke) | erforderlich | erforderlich |
| Entgelt (ggf. aufgeschlüsselt nach Steuersätzen) | erforderlich | Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe ausreichend |
| jeweils anzuwendende Steuersätze | erforderlich | erforderlich |
| Umsatzsteuerbetrag (bzgl. Entgelt) | erforderlich | Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe ausreichend |